Bedah Fitur di Microsoft Excel untuk Kebutuhan Analisis Data — Part 2
Di part 1, saya sempat mengulas sedikit tentang bagaimana penggunaan fitur Sort & Filter serta Conditional Formatting di Excel. Di part kali ini, saya akan mengulas secara ringkas tentang fitur Pivot Table beserta sedikit tips dalam menggunakan fitur tersebut — khususnya dalam analisis data.
Table & Pivot Table
Table? Pivot Table? Kan namanya sama-sama tabel, emang ada bedanya?
Di Microsoft Excel, kita dapat melakukan kustomisasi tampilan spreadsheet yang berisi data-data yang kita gunakan — salah satunya adalah dengan menjadikan range data tersebut ke dalam bentuk Table.
Untuk membuat Table, kita dapat langsung masuk ke:
Home > Format as Table > klik tampilan Table yang diinginkan
Secara visual, format dari Table yang tidak akan jauh berbeda ketika kita mengatur fill color & font color dari spreadsheet secara manual. Namun ada beberapa perbedaan yang menjadi poin plus ketika kita telah mengubah data yang ada di dalam spreadsheet ke dalam bentuk Table:
- Dapat memberi nama Table sesuai keinginan sehingga lebih mudah untuk diakses ketika menggunakan fitur-fitur lain (misal: Pivot Table, Chart, dll).
Pemberian nama Table dapat dilakukan melalui menu Design > Table Name > beri nama sesuai kebutuhan/keinginan
2. Fitur Sort & Filter akan otomatis nyala tanpa harus mengaktifkan kembali melalui menu Home
3. Ketika menggunakan formula/rumus tertentu di salah satu cell, maka formula tersebut akan otomatis berjalan sampai ke baris terakhir tanpa harus melakukan drag/copy-paste formula dari baris pertama s/d baris terakhir
Lalu, apa yang dimaksud dengan Pivot Table?
Pivot Table adalah sebuah table dengan tampilan yang lebih dinamis & interaktif dibandingkan dengan table biasa. Pivot Table dapat digunakan untuk menampilkan ringkasan dari data dan juga melakukan perhitungan pada setiap item yang ditampilkan.
Langkah-langkah untuk membuat Pivot Table adalah sebagai berikut:
Insert > Pivot Table > lalu akan muncul tampilan ‘Create PivotTable’ seperti ini > klik ‘OK’
- Select a table/range: nama table/range data yang akan digunakan dalam Pivot Table
- Choose where you want the report to be placed: range di mana Pivot Table akan disimpan/ditampilkan.
Secara default, Excel akan memberikan rekomendasi untuk menyimpan Pivot Table ke dalam sheet baru. Namun apabila kita telah menyiapkan sheet tersendiri untuk menyimpan Pivot Table tersebut, pilih “Existing Worksheet” lalu masukkan lokasinya ada di sheet mana maupun range mana.
Setelah itu akan muncul tampilan awal seperti ini:
Dalam Pivot Table, terdapat beberapa poin yang perlu diperhatikan antara lain:
- Filters: berisi variabel apa saja yang ingin digunakan sebagai patokan dalam melakukan filtering data
- Rows: berisi variabel apa saja yang ingin ditampilkan sebagai baris
- Columns: berisi variabel apa saja yang ingin ditampilkan sebagai kolom
- Values: berisi nilai dari variabel yang ingin ditampilkan.
Secara default, nilai Values yang ditampilkan adalah dalam bentuk SUM (hasil penjumlahan seluruh data di variabel terpilih). Namun, sebenarnya Excel menyediakan beberapa pilihan nilai Values yang ingin ditampilkan & kita juga dapat memodifikasi nama dari variabel Values yang kita tampilkan dalam Pivot Table.
Langkah-langkah untuk mengganti tipe nilai di bagian Values:
1. Klik tanda panah bawah pada variabel di bagian Values
2. Pilih “Value Field Settings”
3. Pilih tipe nilai sesuai kebutuhan di bagian “Summarized value field by”
4. Jika ingin mengganti nama variabel, maka isi bagian “Custom Name” sesuai dengan nama variabel yang diinginkan
5. Setelah itu, klik ‘OK’
Selain 4 poin tersebut, ada beberapa fitur lain yang dapat kita gunakan baik untuk memudahkan dalam penyajian data maupun melakukan perhitungan secara otomatis seperti Slicer, Timeline & Calculated Field.
Slicer
Prinsip dari Slicer sebenarnya hampir mirip dengan Filter, namun perbedaan yang cukup mencolok adalah dari segi tampilan yang muncul. Tampilan isian data per variabel pada Slicer relatif lebih interaktif dibandingkan dengan Filter, di mana kelebihan ini dapat menjadi poin plus ketika kita ingin menyajikan ringkasan data dalam bentuk sebuah dashboard interaktif.
Langkah-langkah mengaktifkan fitur Slicer:
1. Klik cell yang ada di dalam Pivot Table
2. Masuk ke menu Insert > Slicer
3. Pilih variabel yang ingin digunakan sebagai patokan filtering data. Kita juga dapat memilih lebih dari 1 variabel sebagai patokan filtering data
Setelah itu, akan muncul tampilan seperti ini:
Timeline
Timeline Slicer merupakan satu kesatuan dari fitur Slicer, di mana Timeline Slicer lebih berfokus pada filtering data yang berbentuk satuan tanggal/waktu. Kelebihan Timeline Slicer dibandingkan dengan Filter adalah tersedianya beberapa opsi filter dengan satuan waktu yang beragam seperti dalam satuan hari (days), bulan (months), kuartal (quarters) & tahun (years) sehingga terlihat lebih interaktif.
Langkah-langkah mengaktifkan fitur Timeline Slicer:
1. Klik cell yang ada di dalam Pivot Table
2. Masuk ke menu Insert > Timeline
3. Pilih variabel yang ingin digunakan sebagai patokan filtering data. Seperti yang berlaku di fitur Slicer, di fitur Timeline Slicer ini kita juga dapat memilih lebih dari 1 variabel sebagai patokan filtering data
Dari ulasan singkat tersebut, dapat saya ringkas bahwa baik fitur Filter maupun Slicer/Timeline punya plus-minus tersendiri.
- Filter
(+) dapat melakukan filter data dengan menggunakan keyword atau opsi tertentu (misal: filter text yang mengandung kata ‘ABC’, filter value yang nilainya lebih dari 100, filter cell dengan highlight berwarna kuning/tulisan berwarna merah, dll) sehingga lebih memudahkan proses filter data ketika dalam satu variabel terdapat banyak variasi isian data/kategori
( - ) dari segi visual/tampilan cenderung lebih monoton - Slicer/Timeline
(+) memiliki yang visual/tampilan yang lebih menarik jika digunakan untuk keperluan pembuatan dashboard interaktif
(+) terdapat beberapa opsi filter data waktu yang tersedia di Timeline sehingga dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan (misal: dalam satuan hari/bulan/tahun)
( - ) tidak dapat melakukan filter data berdasarkan keyword atau kriteria tertentu secara instan, sehingga lebih cocok digunakan untuk melakukan filter data dari suatu variabel memiliki variasi yang sedikit
Calculated Field
Calculated Field merupakan fitur tambahan pada Pivot Table yang dapat digunakan ketika ingin membuat suatu perhitungan dari nilai variabel yang ditampilkan dengan formula/rumus tertentu sesuai kebutuhan penggunanya.
Sebagai contoh, pada case kali ini saya ingin menghitung total besaran pajak yang ditanggung dari seluruh biaya yang dikeluarkan selama kejadian kecelakaan pipa berlangsung. Karena di database hanya ada kolom ‘All Costs’, saya harus membuat sebuah perhitungan tersendiri yang dapat tersambung dengan data yang ditampilkan dalam Pivot Table yang saya buat.
Langkah-langkah menggunakan fitur Calculated Field:
1. Klik cell yang ada di dalam Pivot Table
2. Masuk ke menu Analyze > Fields, Items & Sets > Calculated Field
3. Isi bagian ‘Name’ dengan nama variabel yang diinginkan & ‘Formula’ dengan formula/rumus perhitungan yang ingin diterapkan.
Pada contoh ini, saya membuat variabel baru bernama ‘Tax Cost’ yang berisi formula untuk menghitung besaran pajak yang dikeluarkan yaitu 5% x ‘All Costs’
4. Setelah semua field terisi, klik ‘OK’ & akan terbentuk sebuah kolom baru di Pivot Table yang telah dibuat sebelumnya
Fitur Pivot Table seringkali digunakan ketika kita membutuhkan suatu tools untuk membuat ringkasan dari sebuah dataset dengan cara yang praktis & bahkan dapat ditampilkan dalam dashboard. Selain itu, isian dalam Pivot Table juga dapat kita kustomisasi dengan relatif mudah & dapat dikombinasikan dengan penggunaan fitur yang lain (misal: membuat Chart) sehingga dapat mendukung kebutuhan kita khususnya dalam proses analisis data.
